Để quản lý và kiểm soát tình trạng hàng hóa trong kho, trong quầy tốt nhất, nhiều cá nhân, doanh nghiệp áp dụng cách lập sơ đồ kho khoa học. Điều này giúp bạn quản lý tốt trong việc xuất nhập cũng như kiểm kê hàng hóa.
Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách lập sơ đồ kho đúng, chuẩn. Do đó, Minh Việt chia sẻ cùng bạn phương pháp và những lưu ý trong cách lập sơ đồ kho hàng hóa.
Mục Lục
Cơ sở lý luận về cách lập sơ đồ kho hàng
Sơ đồ kho hàng là bản vẽ thể hiện việc sắp xếp vị trí, phân bổ các khu vực phù hợp với hoạt động của kho: khu vực xếp hàng, khu vực văn phòng, khu vực đóng hàng, khu vực xuất nhập hàng,… Ngoài ra, sơ đồ kho còn thể hiện thiết kế của kho như cửa ra vào, cửa sổ,… để bố trí, thiết kế giá kệ, trang thiết bị trong kho phù hợp.
Cách lập sơ đồ kho hàng có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động của kho, nhà kho được sắp xếp hợp lý sẽ giúp bạn giảm thời gian xử lý các đơn hàng, quá trình xuất nhập và đóng gói không bị ảnh hưởng làm tăng hiệu suất quá trình bán hàng. Ngược lại, quy trình kho có thể bị ứ đọng, không thông suốt hay thất thoát hàng hóa nếu kho hàng được bố trí không khoa học.
Cách lập sơ đồ kho hàng khoa học
Vẽ sơ đồ kho là bước khởi đầu quan trọng liên quan đến cả quy trình hoạt động và kinh doanh sau này của doanh nghiệp. Do đó, bạn phải thực hiện bước này thật hoàn chỉnh. Dưới đây là cách lập sơ đồ kho hàng hợp lý nhất.
Bước 1: Lên sơ đồ mặt bằng kho
Vẽ sơ đồ kho hàng là nền tảng kiến thức quan trọng của những người thực hiện nhiệm vụ quản lý kho. Để việc quản lý được đơn giản hóa mà hiệu quả thì cần lên sơ đồ mặt bằng kho hợp lý. Một sơ đồ kho logic, khoa học sẽ giúp bạn không bị lúng túng trong việc tìm kiếm, kiểm đếm, đóng gói hàng hóa sản phẩm.
Với bản vẽ kích thước chi tiết mặt bằng kho, bạn sẽ lên ý tưởng từng vị trí phù hợp cho sơ đồ kho của mình.
Bước 2: Các phương pháp lập sơ đồ kho
Tùy theo quy mô và đặc thù hàng hóa, bạn có thể lựa chọn cho mình phương án lập sơ đồ kho hợp lý nhất. Dưới đây là các phương án phổ biến để bạn có thể lựa chọn vẽ sơ đồ kho hàng phù hợp.
Thuê kiến trúc sư thiết kế: Với quy mô hoạt động lớn, máy móc, hàng hóa cồng kềnh,.. dựa trên mô tả ý tưởng, và yêu cầu, đội ngũ kiến trúc sư chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lập sơ đồ kho hàng khoa học.
Vẽ sơ đồ kho trên excel: Đây là công cụ phổ biến được nhiều đơn vị lựa chọn để lập sơ đồ kho hàng. Bạn có thể tự mình sắp xếp các trang thiết bị cũng như bố trí các khu vực kho theo ý muốn.
Sử dụng công cụ Online: SmartDraw là lời khuyên cho bạn về tool hỗ trợ vẽ sơ đồ kho dễ dàng và chuyên nghiệp. SmartDraw là tool online dễ dàng sử dụng, có các phương án gợi ý về phân bổ khu vực, vị trí cơ bản về 1 kho hàng. Bạn có thể tự ý thay đổi thiết kế như mong muốn.
Bước 3: Sắp xếp các khu vực kho
Muốn có một sơ đồ kho hợp lý, dựa vào đặc thù hàng hóa, bạn cần lên ý tưởng về vị trí các khu vực cần thiết cho kho hàng của mình. Thông thường, kho hàng được phân chia thành ba khu vực chính như sau:
Khu vực lưu trữ hàng hóa: Hàng hóa được đặt trên giá kệ. Thông thường, kho có thiết kế cao hơn 6m để vừa với 3 tầng của kệ, các hàng kệ đặt cách nhau khoảng 1.2m để lấy khoảng trống xe nâng vào lấy hàng.
Khu vực hoạt động: Diễn ra các hoạt động chính như tiếp nhận đơn hàng, đóng gói sản phẩm,… Khu vực này thường bố trí các tấm pallet hay nâng tay để di chuyển hàng hóa vào kho.
Khu vực văn phòng: Thường thì trong kho hàng các đơn vị sẽ thiết kế 1 văn phòng nhỏ từ 20-30m2 để thuận lợi cho giao dịch.
Để việc hoạt động kho diễn ra thuận lợi, việc lập sơ đồ kho cần chú ý các điều sau:
- Bố trí không gian rộng cho khu vực nhận hàng để thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hóa
- Có cửa thông gió để đảm bảo chế độ vi khí hậu, tránh ẩm mốc trong kho.
- Hệ thống tấm sáng, đèn chiếu sáng với mật độ đảm bảo
- Trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn cháy nổ đối với hàng hóa, có cửa thoát hiểm
- Lựa chọn pallet, giá kệ phù hợp với đặc thù hàng hóa và thiết kế của kho.
- Sắp xếp hàng hóa phù hợp: hàng chạy xếp bên ngoài, hàng bán chậm xếp bên trong, đối với hàng hóa cần bảo mật thì nên sắp xếp theo bố cục chữ L hoặc chữ I.
- Có trang bị xe nâng tay, nâng điện,… các thiết bị hỗ trợ xuất nhập hàng hóa.
Cách vẽ sơ đồ kho hàng trên Excel
Các thông tin cơ bản khi vẽ sơ đồ trên excel
Mẫu sơ đồ kho cần có những thông tin cơ bản sau:
Quản lý thông tin hàng hóa thông qua mã hàng hóa. Bạn nên lập danh mục hàng hóa riêng cho từng loại theo sổ nhập hàng để thuận tiện cho việc quản lý hàng hóa
Nhập kho: Là bước quan trọng của quản lý kho. Cần thực hiện chuẩn chỉ các bước đúng theo quy định từ kiểm tra giấy tờ, hóa đơn, lập phiếu nhập kho cho đến cập nhật số lượng hàng hóa giao dịch trên phần mềm quản lý.
Xuất kho: Các bước tiến hành giống như nhập kho. Tuy nhiên, sau khi lập phiếu xuất kho cần lập thống kê hàng tồn để kiểm kê hàng hóa, tránh thất thoát.
Báo cáo hàng tồn kho: Việc này giúp cho bạn có thể cân đối và nắm được số lượng hàng hóa còn tồn để có kế hoạch kinh doanh cũng như xuất nhập cho những lần tiếp theo. Sau khi thống kê số lượng hàng hóa, dựa vào báo cáo báo cáo hàng xuất nhập để chốt số lượng hàng tồn cuối cùng. Tùy vào quy mô kinh doanh, báo cáo tồn kho có thể làm theo tháng, theo quý hay bất kỳ lúc nào.
Kiểm kê hàng hóa: Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh mà việc đối soát định kỳ phù hơp. Việc này giúp tối thiểu hóa rủi ro trong việc quản lý kho.
Dưới đây là cách vẽ sơ đồ kho hàng của các mô hình kho cơ bản mà quý bạn đọc có thể tham khảo:
Quản lý kho hàng với cách vẽ trên excel
Như chúng ta đã biết, Excel là công cụ thông dụng mà tính ứng dụng của nó lại rất cao. Có thể nói Excel là cánh tay phải trong việc hỗ trợ quản lý hàng hóa đối với các cá nhân, doanh nghiệp. Với ưu điểm không mất chi phí, dễ sử dụng, việc vẽ sơ đồ kho hàng trong excel trở nên đơn giản. Dưới đây là cách vẽ sơ đồ quản lý hàng hóa với Excel căn bản.
Bước 1: Tạo file dữ liệu thông tin hàng hóa và nhập thông tin
Tùy thuộc vào đặc thù hàng hóa mà bạn thêm các trường thông tin phù hợp. Ví dụ: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, giá cả,…
Bước 2: Tính số lượng hàng hóa
Sử dụng công thức để tính toán và kiểm soát số lượng hàng hóa. Ví dụ:
Số lượng hàng hóa tồn = Số lượng hàng hóa nhập – Số lượng hàng hóa đã bán
Gía trị hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho * Gía hàng bán
- Các hàm thường được sử dụng trong việc quản lý hàng hóa trên excel:
- Hàm VLOOKUP: Để tìm kiếm tên hàng hóa hay đơn giá các loại hàng hóa từ danh sách
- Hàm SUMIF: Là hàm tính tổng các giá trị theo điều kiện
- Hàm SUM: Là hàm tính tổng giá trị hàng hóa nhập vào hoặc giá vốn phát sinh
- Hàm IF: Là hàm điều kiện, được sử dụng riêng lẻ hay kết hợp với các hàm khác
- Phép cộng, trừ, nhân, chia
Các khu vực và trang thiết bị cần thiết trong cách lập sơ đồ kho hàng
Với cách vẽ sơ đồ kho hàng được chia sẻ ở trên, để có sơ đồ kho hợp lý, hiệu quả nhất, chúng tôi xin chia sẻ những lưu ý, kinh nghiệm về khu vực và trang thiết bị cần thiết khi thực hiện như sau:
- Bố trí khu vực nhận hàng với không gian rộng: Khu vực nhận hàng đòi hỏi diện tích rộng để thuận tiện cho việc sắp xếp, phân loại hàng hóa khi nhập kho để nhanh chóng di chuyển đến khu vực lưu trữ hàng hóa.
- Sắp xếp không gian riêng dành cho máy móc: Với những kho hàng diện tích lớn, cần có một khu vực để máy móc, thiết bị riêng biệt phục vụ cho việc xuất nhập hàng.
- Có cửa thông gió trong kho: Cửa thông gió giúp cho không khí trong kho được lưu thông, tránh được ẩm mốc.
- Lắp đặt đầy đủ hệ thống ánh sáng: Bạn có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên và bố trí đèn điện chiếu sáng theo mật độ yêu cầu của kho xưởng. Đặc biệt lưu ý khu vực hàng đặc thù có thể bạc màu cần hạn chế ánh sáng.
- Có khu vực kho lạnh riêng biệt: Để tối ưu chi phí và hiệu quả, bạn nên set up khu vực kho lạnh riêng biệt dành cho những hàng hóa đặc thù để tránh hỏng hóc, han rỉ.
- Có xe nâng: Thông thường, kho hàng được trang bị giá kệ. Do đó, việc trang bị xe nâng cho kho phục vụ việc nâng hạ hàng từ giá kệ cao là vô cùng cần thiết.
- Có trang bị đầy đủ trang thiết bị PCCC: Bình bọt, tiêu lệnh, hệ thống chuông báo cháy, hệ thống PCCC tự động,… Hàng hóa trong kho với mật độ dày cùng với các vật liệu dễ bắt lửa như thùng carton, pallet. Do đó, cần chú ý trang bị cho kho đầy đủ những thiết bị cần thiết cho việc phòng cháy và chữa cháy
- Có cửa thoát hiểm: Kho tiêu chuẩn cần có lối thoát hiểm cần cho những trường hợp khẩn cấp.
Kinh nghiệm vẽ sơ đồ kho chuyên nghiệp, hợp lý
Vẽ sơ đồ kho là bước quan trọng đối với các thủ kho. Muốn có kho hàng chuyên nghiệp, hợp lý và an toàn, các bạn cần chú ý các vấn đề sau:
- Kho được lắp ráp giá kệ để thuận tiện cho vận hành. Tuy nhiên, cần chọn mẫu giá kệ, pallet,… trước khi đưa vào vẽ sơ đồ kho. Khi có các kích thước chính xác của các thiết bị, thiết kế sẽ chuẩn xác hơn
- Thiết kế kho khép kín, nên chọn bố cục kho hình chữ I hoặc chữ L để đảm bảo vấn đề bảo mật.
- Sắp xếp hàng hóa phân loại hàng hóa bán chạy để ngoài, hàng hóa bán chậm xếp ở trong.
- Tham khảo ý kiến của thủ kho và nhân viên làm việc trong kho để thiết kế, bố trí hàng hóa trong kho thuận tiện và phù hợp với nhu cầu làm việc.
- Lập dự phòng sơ đồ kho dùng trong thời gian hàng hóa cao điểm và có nhiều phương án để linh động thay đổi theo điều kiện.
- Kiểm tra thiết kế kĩ càng, cẩn thận trước khi đi vào vận hành theo sơ đồ kho.
Với cách lập sơ đồ kho khoa học, nó sẽ giúp bạn quản lý kho dễ dàng và thuận tiện hơn. Chúng tôi hi vọng với những chia sẻ về cách lập sơ đồ kho, cách vẽ sơ đồ kho trên excel sẽ giúp bạn có thêm được những kiến thức bổ ích và áp dụng vào thực tế hiệu quả nhất.
Mọi thắc mắc, cần hỗ trợ, quý bạn đọc vui lòng liên hệ Vận tải Minh Việt qua Hotline 09 1900 9808 để được giải đáp nhanh nhất.