Hàng tồn kho là gì? Đây là khái niệm không còn xa lạ đối với mọi người. Tuy nhiên, hàng tồn kho đang được hiểu theo nhiều cách, và có những cách hiểu chưa đúng, được coi là tiêu cực đối với doanh nghiệp. Thực chất, hàng tồn kho là khái niệm phổ biến trong kinh tế học và có nhiều điểm cần lưu ý. Trong bài viết này, chúng ta cùng đi phân tích, tìm hiểu hàng tồn kho là gì và quản trị hàng tồn kho khoa học.
Mục Lục
Hàng tồn kho là gì?
Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho hay hàng lưu kho là danh mục sản phẩm, nguyên vật liệu sản xuất hàng hóa được giữ lại và bán ra cuối cùng trong kho hàng của doanh nghiệp. Hàng tồn kho được coi là phương án dự phòng hay là nguyên liệu chính để sản xuất, hoặc thành phẩm chuẩn bị bán ra.
Với doanh nghiệp, hàng tồn kho như là một tài sản ngắn hạn, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng. Hàng tồn kho được tận dụng trong trường hợp khẩn cấp, cần bất kỳ lúc nào hay bổ sung vào sản xuất. Hàng tồn kho chính là sợi dây liên kết giữa sản xuất và thương mại. Với cách quản trị hàng tồn kho hợp lý, sẽ tiết kiệm các khoảng chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.
Tuy nhiên, lâu nay khi nói về hàng tồn kho thì nhiều người thường nghĩ đến những mặt hàng bán chậm, hàng hóa không bán được nên phải tồn kho và sẽ có thể phải thanh lý. Đây là cách hiểu sai lầm, được coi là tiêu cực đối với các doanh nghiệp có nhiều hàng tồn kho.
Phân loại hàng tồn kho
Tùy theo đặc thù doanh nghiệp sản xuất hay thương mại mà hàng tồn kho sẽ khác nhau. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho gồm các loại sau:
- Vật tư: như nguồn nhiên liệu dầu, xăng, đồ dùng văn phòng, bóng đèn, dây điện,…các loại vật tư phục vụ cho sản xuất.
- Nguyên liệu thô: là các loại nguyên liệu được giữu lại để xuất hay bán đi, các sản phẩm được gửi đi gia công, chế biến hay đã được mua và đang trên đường vận chuyển về.
- Bán thành phẩm: Là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thành và sản phẩm chưa được làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm: Là những sản phẩm đã hoàn thiện sau sản xuất có thể đưa ra tiêu thụ.
Cùng một hàng hóa nhưng nó được giao dịch từ công ty này đến công ty khác và được duy trì tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho được chia thành các loại sau:
- Hàng hóa để bán ( là những hàng hóa đang lưu kho, hàng mua đang trên đường vận chuyển, hàng gửi đi bán, hàng hóa được gửi đi để gia công).
- Thành phẩm lưu kho ( thành phẩm tồn kho) và thành phẩm gửi đi bán.
- Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất ( là những sản phẩm đang được sản xuất và sản phẩm đã sản xuất xong nhưng chưa hoàn thành thủ tục nhập kho)
- Đồ văn phòng phẩm phục vụ hoạt động doanh nghiệp
Hàng tồn kho có vai trò vô cùng quan trọng, do đó mỗi doanh nghiệp cần có cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, khoa học.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Hàng tồn kho có vai trò vô cùng quan trọng, mỗi doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho nhất định, do đó, doanh nghiệp cần cân đối đến việc quản lý hàng tồn kho, có nên giữ nhiều hàng tồn kho hay không. Dưới đây là những phân tích về việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát số lượng hàng hóa đặt hàng, lưu trữ và sử dụng trong doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho có vai trò quan trọng quyết định đến các kế hoạch sản xuất, thương mại, điều chuyển hàng hóa. Người quản lý kho cần nắm vững các tiêu chí để đảm bảo kho hàng hoạt động hiệu quả.
Việc quản lý hàng tồn kho cần có quy trình quản lý khoa học cũng như quy trình giao nhận hàng hóa. Việc quản lý kho hàng tốt giúp cho chuỗi cung ứng được trôi chảy, giúp giám sát được hành trình luân chuyển của hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho hàng lưu trữ rồi đến điểm giao dịch.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần xây dựng sơ đồ kho khoa học.
Các tiêu chí cần biết trong quản lý hàng tồn kho
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cần lưu ý các điều sau:
- Tỷ lệ hàng tồn kho
- Kiểm soát lượng hàng tồn kho
- Diện tích kho phù hợp
- Điều kiện cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị
- Nhu cầu về thời gian cần
- Chi phí quản lý hàng tồn kho
- Chi phí cơ hội của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là 1 phần trong chuỗi cung ứng hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho hàng lưu trữ và điểm bán hàng. Với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng hàng hóa phức tạp, việc quản lý hàng tồn kho có nhiều rủi ro hơn, đặc biệt khó khăn trong việc kiểm soát tình trạng hàng hóa trong kho. Do đó, cần lựa chọn phương thức quản lý hàng tồn kho phù hợp để tối đa hóa lợi ích và làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty.
Hạch toán hàng tồn kho là gì?
Hạch toán hàng tồn kho là một trong các nghiệp vụ quan trọng của kế toán kho. Việc này có vai trò quan trọng giúp cho quản lý và thống kê lượng hàng tồn kho. Hiện nay có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho được sử dụng phổ biến đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Phương pháp kê khai thường xuyên
Đây là phương pháp theo dõi, cập nhật liên tục có hệ thống về tình hình xuất, nhập, tồn của hàng hóa trong kho. Phương pháp này giúp cho người quản lý hàng tồn kho chủ động trong việc sắp xếp có kế hoạch về lượng hàng hóa trong kho, giảm tình trạng thiếu xót khi quản lý hàng hóa tồn kho để biết được tình tràn hoạt động sản xuất kinh doanh trong kho.
Với phương pháp kê khai thường xuyên, các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê,… là không thể thiếu. Phương pháp này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp thương mại, sản xuất lớn có đa dạng hàng hóa.
Ưu điểm
- Giúp cho việc định khoản hàng tồn kho nhanh chóng.
- Luôn sẵn sàng báo cáo vào các trường hợp cần khẩn cấp, giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được thông tin việc quản lý hàng tồn kho tốt hơn.
- Ít sai sót hơn trong việc theo dõi, quản lý hàng tồn kho
Nhược điểm:
- Việc theo dõi hàng ngày tốn nhiều thời gian, tăng khối lượng công việc đối với bộ phận kế toán nhất là đối với các đơn vị có lượng hàng hóa nhiều.
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi số lượng hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh số lượng xuất nhập trong kỳ. Phương pháp này được các đơn vị đa dạng chủng loại hàng hóa, giá trị hàng hóa thấp.
Các chứng từ sử dụng đối với phương pháp này: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê hóa,…
Ưu điểm:
- Tốn ít thời gian cho việc quản lý hàng tồn kho
Nhược điểm:
- Khối lượng công việc dồn vào đầu kỳ và cuối kỳ nên tạo áp lực cho kế toán cũng như quản lý kho.
- Việc kiểm tra hàng hóa không thường xuyên dẫn tới khó phát hiện sai sót, mất mát hàng tồn kho
Cả 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho có những ưu điểm, hạn chế khác nhau. Do đó doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phương pháp phù hợp cũng như linh động trong việc lựa chọn phương pháp nào phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại.
Hàng tồn kho có vai trò vô cùng quan trọng đối với việc hoạt động cũng như kế hoạch phát triển của doanh nghiệp kinh doanh thương mại, sản xuất. Trên đây là những chia sẻ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về bản chất của hàng tồn kho là gì cũng như việc quản lý, hạch toán hàng tồn kho. Qúy doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình phương pháp phù hợp nhất để đảm bảo cho sự phát triển. Mọi chi tiết thắc mắc vui lòng liên hệ Minh Việt Logistics theo hotline 09 1900 9808.
Vận tải Minh Việt – Nâng niu trên từng cây số!