Cách đọc booking tàu, booking note, booking confirmation và một số lưu ý cần biết

Trong bài viết “Booking note và một số lưu ý mà bạn cần biết” được Minh việt Logistic đề cập đã nhận được rất nhiều sự quan tâm của bạn đọc và khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu. Chính vì lý do này chúng tôi vận tải Minh Việt sẽ phát triển tin tức chuyên sâu về cách đọc booking tàu, booking note, booking confirmation và một số lưu ý cần biết.

Bài viết này rất có giá trị đối với nhà xuất nhập khẩu trong lĩnh vực chuyển hàng hóa xuất nhập hàng hóa. Đây chính là nền tảng cần thiết để nhà xuất nhập khẩu có thể chuẩn bị các chứng từ để hàng hóa hóa lưu thông một cách thuận lợi nhất.

Quy trình được thực hiện như sau:

  • Khi thỏa thuận và được chấp nhận giá cước, khách hàng sẽ gửi cho Fowarder các thông tin chính xác nhất về lô hàng hóa của mình thông qua Booking request.
  • Từ đó phía Forwarder sẽ lấy Booking Request đó làm cơ cở để gửi đặt chỗ với các hãng vận tải.
  •   Hãng vận tải sẽ xác nhận đặt chỗ thành công bằng Booking Note hoặc Booking Confirmation và gửi cho Forwarder

Lưu ý: Đối với hàng nguyên (FCL) thì Booking Confirmation sẽ được gọi là lệnh cấp container rỗng.

Đọc thêm: Khái niệm FCL và LCL trong vận tải hàng hóa

Hướng dẫn cách đọc booking tàu booking note booking confirmation
Hướng dẫn cách đọc booking tàu booking note booking confirmation

Booking Note là gì? Khái niệm về Booking Note

Booking Note là chứng từ được đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng bay) phát hành khi xác nhận đặt lịch vận tải hàng hóa. Tùy thuộc vào thỏa thuận mua bán trong inconterm mà bên mua và bên bán sẽ xác định bên có trách nhiệm thuê tải.

  • Booking là việc thực hiện đặt chỗ với hãng tàu nhằm giữ chỗ giữ vị trí hàng hóa trên chuyến tài.
  • Note là việc ghi chú, ghi nhớ lại một hoạt động cụ thể nào đó

Như vậy khái niệm Booking note có thể được hiểu là việc lưu khoang, chứng từ lưu cước, chứng từ xác nhận việc giữ chỗ với hãng tàu và ghi chép lại một cách chính xác các thông tin như sau:

  • Tên tàu, thời gian chuyển hàng, ngày giao vận
  • Số lượng, trọng lượng hàng hóa trên tàu
  • Cảng bốc hàng và bảng dỡ hàng (đầu nhận hàng và đầu giao hàng)
Mẫu nội dung booking note của Evergreen Line
Mẫu nội dung booking note của Evergreen Line

Quy trình và quy định thực hiện lấy booking note từ các hãng vận tải

Booking Note có thể tự thực hiện hoặc thông qua FWD đặt chỗ với hãng tàu. Bài viết này, vận tải Minh Việt sẽ đề cập quy trình phổ biến nhất để bạn có thể nắm bắt được dù lựa chọn hình thức tự lấy booking note hoặc thuê FWD.

Liên hệ với hãng tàu và tra cứu giá cước

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất nhập khẩu, chủ hàng sẽ liên hệ với FWD hoặc liên hệ trực tiếp với hãng tàu để thực hiện booking. Để lấy được Booking Note chủ hàng cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin bao gồm: cảng nhận hàng, cảng giao hàng, thời gian đi, số lượng hàng hóa trên tàu, loại container, yêu cầu nâng hạ công…

Công việc ngày thường được thực hiện thông qua email. Trừ trường hợp chủ hàng làm việc với FWD trong nước thì có thể thực hiện trực tiếp. Dưới đây sẽ là cấu trúc một mẫu email hỏi cước căn bản bằng tiếng Anh:

“Dear Marry – Minh Viet Logistics

Tôi là Long Nguyễn đến từ Văn Tài Minh Việt 24h.

Rất vui khi ở đây cung cấp cho Vui lòng ở đây để cung cấp cho bạn một câu hỏi từ Belarus đến Cát Lái, Hồ Chí Minh bằng đường biển, hy vọng bạn có thể cho chúng tôi tỷ lệ tốt nhất hôm nay:

  • -Điều khoản: Exw
  • -Pick up add: Gomel, Belarus
  • -Vol: 1 plt x 290x300x230cm, 2500kg.
  • -POD: Cát Lái, Hải Phòng bằng đường biển.

Chờ báo giá nhanh chóng của bạn ~ ”

Hãng tàu tiếp nhận thông tin booking

Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phía chủ hàng, hãng tàu sẽ dựa vào lịch tàu dự kiến của mình xem có phù hợp với yêu cầu booking để phản hồi lại khách hàng về các nội dung: thời gian hàng hóa lên tàu, thời gian tàu chạy, tên tàu và số chuyến, cảng bốc dỡ hàng, lượng hàng hóa trên tàu…

Kiểm tra và xác nhận lại Booking Note từ hàng vận tải

FWD hoặc chủ hàng sẽ nhận được Booking Note được gửi từ hãng tàu sau khi đã xác nhận lại lịch Booking và giá cước thông qua email. Dựa vào form Booking Note mà hãng vận tải đã gửi báo cáo về thời gian, số lượng, giờ cắt máng, lệ phí, thời gian lưu kho bãi và thời gian gia hạn.

Quý khách hàng có thể kiểm tra lại xem có phù hợp với nhu cầu của công ty mình hay không.

Quy trình thực hiện và các xác nhận booking note
Quy trình thực hiện và các xác nhận booking note

Hãng vận tải xác nhận đặt chỗ bằng Booking Confirmation

Nếu chủ hàng và hãng tàu đều thấy phù hợp với yêu cầu booking. Hãng tàu sẽ gửi Booking Confirmation và Parking List cho chủ hàng. Ngoài ra, hoạt động này còn được gọi là lệnh cấp contariner rỗng từ các hãng tàu cho chủ hàng.

Khái niệm Booking Confirmation – Xác nhận Booking Note

Thông qua quy trình xác nhận Booking Note chắc hẳn các bạn cũng đã nắm được khái niệm về Booking Confirmation. Việc xác nhận Booking Note từ hãng tàu (shipper) về lịch đặt chỗ với chủ hàng chính là Booking Confirmation.

Mỗi hãng vận tải sẽ có form mẫu Booking Confirmation khác nhau nhưng vẫn phải tuân thủ quy định là nhắc lại các thông tin có trong Booking Note bao gồm:

  • Tên hãng tàu, tên tàu, số chuyến, kí hiệu, ETD, giờ cắt máng…
  • Số lượng hàng hóa trên tàu, trọng tải hàng hóa, số lượng cont rỗng đóng hàng, thời gian DET/DEM, số liên hệ…

Lưu ý: Booking Confirm là nghiệp vụ bắt buộc để xác nhận quá trình vận tải. Có thể hiểu rằng khi nhận được Booking Confirmation từ hãng vận tải chính là chủ hàng (doanh nghiệp) đã xác nhận thành công và bắt đầu thiết lập quá trình vận tải đối với hãng tàu.

Ngoài ra, chủ hàng có thể tiến hành gửi Shipping Instructions (SI) yêu cầu với hãng tàu về số lượng hàng, loại bill chủ hàng cần, số lượng hàng, thời gian lưu kho tại cảng hoặc nội dung cần thể hiện trên bill và một số nội dung yêu cầu thêm…

Booking Confirmation chính là xác nhận Booking Note

Một số lưu ý về Booking Note – Booking Confirmation

Dưới đây chúng tôi sẽ giải thích một số thuật ngữ và lưu ý trong Booking NoteBooking Confirmation để bạn có thể tra cứu khi có nhu cầu:

Thuật ngữ “Tiếng Anh” trong Booking Note và Booking Confirmation:

  • Booking No: Số hiệu booking mà hãng tàu quy định riêng.
  • Carrier: Hãng vận tải, hãng tàu cung cấp.
  • Vessel/Voyage: Tên tàu và số hiệu của chuyến tàu
  • Port of receipt (POR): Cảng nhận hàng
  • Port of loading (POD): Cảng bốc hàng
  • Si cut off date: Thời gian gửi các thông tin để làm B/L tới hãng tàu
  • Cut off date/time: thời gian cắt máng. Đây là kết thúc công việc bốc hàng hóa lên tàu
  • ETA/ETD Date: Ngày tàu bốc hàng tại cảng và ngày tàu rời cảng
  • Connection VSL/VOY: Tên tàu và số hiệu chuyến khi chuyển tải
  • Final Destination: cảng giao hàng cuối cùng
  • Shipper: Người gửi hàng ( thường là FWD booking tàu thay cho chủ hàng)
  • Service Type/Mode: Phương thức giao nhận hàng hóa
  • Commodity: Tên hàng hóa
  • QTY/Type: Thông tin chi tiết về container bao gồm số cont, loại cont…
  • Stufffing Place: Nơi đóng hàng hóa
  • Payment Term: Hình thức/Phương thức thanh toán cước.

Ngoài ra còn một số thuật ngữ khác tùy thuộc vào form Booking Note và Booking Confirmation của các hãng vận tải. Nếu có thắc mắc bạn có thể comment phía dưới bài viết này để được chúng tôi giải đáp cách đọc booking tàu ngay nhé!

 

Hy vọng những kiến thức về cách đọc booking tàu, booking note và booking confirmation sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các loại chứng từ này. Nội dung được tổng hợp và phát triển từ bộ chứng từ xuất nhập khẩu và bài viết của Minh Việt Logistics.

VPGD: A208-BT2B, KĐT Mễ Trì Thượng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, HN

Trang web: https://vantaiminhviet24h.com

Fanpage: https://www.facebook.com/vantaiminhviet24h

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *